Quy tắc 1-3-5 để quản lý task cho Developer bận rộn

Bạn bắt đầu ngày mới với một list 20 tasks. Cuối ngày, bạn làm được 12 tasks. Bạn vẫn cảm thấy thất bại vì còn 8 tasks chưa xong. Và quan trọng hơn, bạn nhận ra mình toàn làm những việc lặt vặt (trả lời email, check Slack) mà chưa đụng vào feature quan trọng nhất.

Là Developer, chúng ta dễ bị cuốn vào “busy work”. Quy tắc 1-3-5 là thuốc giải.

Quy tắc 1-3-5 là gì?

Mỗi ngày, hãy cam kết chỉ hoàn thành 9 tasks, chia theo độ ưu tiên:

• 1 Big Thing: Việc quan trọng nhất. Nếu chỉ làm xong việc này, ngày hôm nay vẫn được coi là thành công. (Ví dụ: Viết xong core logic cho Module Payment).
• 3 Medium Things: Việc quan trọng vừa. Cần hoàn thành, nhưng không “sống còn”. (Ví dụ: Review 2 PRs, Fix bug UI Header, Họp daily).
• 5 Little Things: Việc nhỏ, lặt vặt. (Ví dụ: Trả lời email, update Jira, dọn desktop, đặt lịch họp).

Tại sao nó hiệu quả với Dev?

1. Prioritization (Sự ưu tiên): Nó ép bạn phải chọn ra “1 Big Thing” ngay từ đầu ngày. Dev thường hay né tránh việc khó (Big Thing) và làm việc dễ (Little Things) trước để có cảm giác dopamine. 1-3-5 bắt bạn đảo ngược lại.
2. Realistic (Thực tế): Bạn không thể code 8 tiếng liên tục năng suất cao. 1 task lớn (3-4 tiếng) + 3 task vừa (2-3 tiếng) + 5 task nhỏ (1 tiếng) là vừa vặn vắt kiệt năng lượng một ngày.
3. Flexibility: Nếu có emergency (Production down), bạn hy sinh 5 Little Things trước, rồi đến 3 Medium Things. The Big Thing vẫn được bảo vệ.

Cách áp dụng

Tối hôm trước: Dành 5 phút cuối ngày để viết ra 1-3-5 cho ngày mai. Tại sao? Vì sáng hôm sau, não bạn chưa khởi động, bạn sẽ xu hướng check email/Slack đầu tiên và bị cuốn đi. Nếu có plan sẵn, bạn mở IDE và tấn công Big Thing ngay.

Ví dụ một ngày của tôi:

1 Big Thing:

• Implement API Authentication với JWT.

3 Medium Things:

• Viết Unit Test cho Auth module.
• Review PR của Junior dev.
• Họp sprint planning.

5 Little Things:

• Reply email khách hàng.
• Check error log Sentry.
• Update status trên Trello.
• Đặt cơm trưa.
• Đọc 1 bài blog công nghệ.

Kết thúc ngày, nếu xong hết 1-3-5, tôi đóng máy. Không làm thêm. Đó là cách duy trì năng lượng cho chặng đường dài (marathon, not sprint).